Mengapa penyimpanan rekod perniagaan penting?
Perniagaan Malaysia dikehendaki menyimpan rekod yang mencukupi untuk menerangkan pendapatan dan perbelanjaan mereka. Jika LHDN menyemak atau mengaudit anda, rekod itulah cara anda menyokong apa yang difailkan. Rekod yang baik juga memudahkan penutupan tahun, penyata SST dan permohonan pembiayaan.
Bukan cukai sahaja: syarikat (Sdn Bhd) wajib menyimpan rekod perakaunan yang betul di bawah Akta Syarikat 2016, dan perniagaan berdaftar SST menyimpan rekod untuk JKDM.
Rekod manakah yang perlu disimpan oleh perniagaan?
Secara praktikal, simpan apa sahaja yang membuktikan transaksi: invois jualan dan resit; invois belian dan bil; baucar bayaran dan penyata bank; kontrak dan perjanjian; lejar dan penyata kewangan anda; serta dokumen sokongan seperti pesanan penghantaran dan nota kredit.
Jika anda berdaftar SST, simpan invois cukai dan penyata SST-02. Jika anda mengeluarkan e-Invois, simpan e-Invois yang disahkan (dengan pengecam unik LHDN) bersama yang lain.
Berapa lama rekod perniagaan perlu disimpan?
Peraturan yang diguna pakai secara meluas ialah tujuh tahun. Akta Cukai Pendapatan 1967 memerlukan rekod perniagaan disimpan selama tujuh tahun dari akhir tahun rekod itu berkaitan; Akta Syarikat 2016 juga memerlukan rekod perakaunan disimpan selama tujuh tahun.
Oleh kerana tempoh tepat dan sebarang pengecualian bergantung pada keadaan anda, sahkan dengan LHDN atau ejen cukai berlesen, tetapi tujuh tahun ialah garis dasar selamat yang diikuti kebanyakan PKS Malaysia.
Bolehkah rekod perniagaan disimpan secara digital?
Rekod tidak perlu di atas kertas. Rekod digital yang disimpan dengan betul boleh diterima, dan ia lebih mudah dicari, disandarkan dan dikemukakan apabila diminta. Yang penting ia lengkap, tepat dan disimpan untuk tempoh yang diperlukan.
Di sinilah perisian simpan kira membantu: setiap invois, resit dan catatan lejar direkod dan disimpan bersama, jadi sejarah tujuh tahun bukan kotak kertas. Ia fail yang boleh dicari dalam beberapa saat.
